Одна строка — один отзыв, проверки хранятся отдельно
Начните с обычной таблицы. Предлагаемая структура — редакционный рабочий шаблон, не требование площадки. На основном листе храните отзывы, на втором — историю проверок, на третьем — месячную сводку. Повторная проверка не должна создавать новый отзыв в итоговом счётчике.
Для основной строки нужны:
- Внутренний номер записи, точный филиал, адрес и ссылка на карточку.
- Прямая ссылка на отзыв, если она доступна; иначе пометка об ограничении идентификации.
- Отображаемый автор и оценка, дата публикации по площадке и дата первого обнаружения.
- Текущий статус видимости, время последней проверки и ссылка на сохранённое подтверждение.
- Тема обращения, ответственный, срок действия и статус ответа компании.
Не переносите в общий файл телефон клиента, детали договора и закрытую переписку. Для внутреннего разбора достаточно номера обращения с доступом только у тех, кто работает с заказом.
Четыре статуса видимости вместо слова «пропал»
- «Опубликован»: при последней проверке отзыв доступен, сохранены ссылка и дата наблюдения.
- «Временно не виден»: публикацию видели раньше, сейчас найти её не удалось; причина ещё не установлена.
- «Удалён»: есть подтверждение удаления. В отдельном поле указаны источник подтверждения и дата.
- «Неизвестно»: данных недостаточно, например остался только рассказ клиента без проверяемой ссылки.
Эти статусы описывают вашу проверку и не воспроизводят внутренние обозначения Яндекса. Отсутствие записи среди первых показанных отзывов не подтверждает удаление. В истории фиксируйте, где искали, какую ссылку открывали и что увидели.
Справка об управлении отзывами предупреждает о несовпадении времени обновления публичного профиля и кабинета. Автор также может удалить свой отзыв; оценки без текста и отзывы следует различать.
Ответ и решение проблемы — разные колонки
Для действий компании используйте отдельную цепочку: «нужна проверка», «согласуется ответ», «ответ опубликован», «задача передана», «исправление проверено». Не заменяйте ею статус публикации. Ответ может быть готов, пока сама запись временно не видна.
Условный пример: посетитель сообщает о неверном времени работы. Администратор уточняет расписание, управляющий проверяет данные, ответственный обновляет информацию. В строке появляются разные результаты: ответ размещён, расписание исправлено, проверка карточки завершена. Одна отметка «отработан» скрыла бы незавершённую задачу.
В журнале проверок сохраняйте прежний статус. Запись «был опубликован → временно не виден» полезнее молчаливого стирания строки. Скриншот подтверждает наблюдение на конкретный момент, а не вечную доступность публикации.
Что показывать владельцу в конце месяца
Сначала закрепите правило периода. Число отзывов с датой публикации в этом месяце и число впервые найденных за месяц могут различаться. Показывайте их раздельно, если используете оба показателя. Не приписывайте приглашению публикацию только потому, что даты близки.
В сводке укажите реальные подтверждённые публикации за период, сколько из них доступно при закрытии месяца, сколько требует повторной проверки, сколько ответов размещено и какие сервисные задачи остались открыты. Для каждой цифры должна находиться исходная выборка строк без дублей.
Сохраняйте дату закрытия и ограничения: например, часть карточек не удалось проверить. Новое наблюдение в следующем месяце добавляйте в историю; при исправлении прошлого отчёта помечайте версию и причину. Так владелец увидит и выполненную работу, и то, что ещё неизвестно.